« On fonctionne un peu différemment, ici. »
En cancérologie, la variabilité opérationnelle d'un établissement à l'autre est réelle. D'un pays à l'autre, entre public et privé, entre centre universitaire et clinique communautaire, entre centres opérant à pleine capacité ou non, selon l'écosystème logiciel en place, les contraintes, les règles opérationnelles et les habitudes de travail diffèrent.
Ces différences se prolongent jusque dans les gestes quotidiens. En radiothérapie, certains départements réservent les rendez-vous de planification et de traitement en un seul bloc, d'autres les enchaînent de façon séquentielle. En traitement systémique, certains centres préparent la médication à l'avance, d'autres le jour même. La logique de priorisation varie tout autant, ici selon une priorité clinique propre à chaque protocole, là selon la date demandée par le médecin. À ces variations s'ajoutent, dans chaque établissement, des contournements accumulés au fil des années pour composer avec les limites des outils en place.
Sous la diversité, une équation commune
Sous ces différences, le problème à résoudre demeure le même partout : faire correspondre une demande qui augmente à une capacité finie, qu'elle se compte en machines, en personnel disponible, en fauteuils ou en heures, et ce sur l'ensemble de la trajectoire du patient. C'est cette équation qui gouverne la journée d'un centre.
C'est précisément là que les systèmes en place atteignent leur limite. Les dossiers de santé électroniques ont été conçus pour la documentation clinique, la facturation et les flux de vérification ; les systèmes d'information en oncologie, pour piloter les appareils de traitement en radiothérapie et gérer les données cliniques propres à la RT. Les deux ont, au fil des ans, absorbé des fonctions de planification et sont devenus, dans bien des centres, la référence pour les rendez-vous. Mais aucun n'a été doté d'un moteur d'optimisation. Au mieux, ils proposent le prochain créneau disponible et des gabarits de rendez-vous. Ils ne calculent pas l'allocation optimale sous contraintes, n'anticipent pas les annulations, ne recomposent pas l'aval en cas d'imprévu. Ils enregistrent les décisions des planificateurs ; ils n'aident pas à les prendre.
GrayOS est déployé dans des centres aux profils variés
GrayOS est aujourd'hui déployé dans des établissements aux profils très différents. Des centres hospitalo-universitaires canadiens qui repoussent en continu les limites de leur capacité de traitement, comme l'Hôpital d'Ottawa, le Centre hospitalier de l'Université de Montréal ou le Princess Margaret Cancer Centre. Un centre de cancérologie communautaire américain qui cherche à standardiser ses opérations pour soutenir sa croissance, le Mary Bird Perkins Cancer Center. Un centre communautaire comme le CISSS de Laval. Un centre privé américain qui optimise la gestion de ses cliniques, Marin Cancer Care. Ou encore Gustave Roussy, premier centre de lutte contre le cancer en Europe, qui suit plus de 50 000 patients par an.
Ces établissements sont publics ou privés, multi-sites ou plus modestes, et fonctionnent sur des systèmes distincts : MOSAIQ, ARIA, Epic, Cerner ou d'autres. Une diversité de profils, une même équation capacité-demande à gérer, une seule et même version de GrayOS déployée.
Comment : une solution conçue pour absorber la variabilité
GrayOS est un moteur d'optimisation issu de la recherche opérationnelle. Là où le DSE est le système du dossier clinique et l'OIS celui de la délivrance du traitement en radiothérapie, GrayOS constitue le système des opérations : la couche qui se situe entre ces systèmes de référence et la réalité quotidienne de la prestation de soins, machines, fauteuils, personnel, pharmacie, horaires. Sa fonction est de réconcilier en continu la demande des patients et la capacité disponible, sous contrainte, en temps réel, à travers l'ensemble des départements d'une trajectoire. Il ne remplace pas les systèmes en place ; il prend en charge ce qu'ils n'ont pas été conçus pour faire.
Ce qui rend GrayOS applicable à des centres aussi différents, c'est que chacun dispose d'un environnement de configuration qui lui est propre, où sont décrites ses règles spécifiques. Cet environnement couvre quatre familles de règles :
Règles de protocole : pour chaque traitement, la séquence des rendez-vous, leur durée, leur espacement et les dépendances entre eux.
Règles de capacité : ce dont le centre dispose, machines, infirmières, fauteuils, heures d'ouverture, créneaux de maintenance, disponibilité des médecins, pauses, machines miroir.
Règles opérationnelles : la manière dont le centre gère la tension, délais, surbooking, patients reportables ou déplaçables, répartition de la charge de travail.
Règles liées aux patients : priorité clinique, contraintes de mobilité, préférences horaires.
Des étiquettes personnalisables, ou « tags », permettent de traiter certains rendez-vous différemment des autres selon une logique propre au centre. Certains établissements s'en servent par exemple pour ne planifier qu'en après-midi les traitements systémiques qui nécessitent une livraison de médicaments.
Une fois ces règles encodées, le moteur génère l'horaire et le réoptimise en continu. Il répartit les nouveaux départs de traitement entre les machines et les jours, affecte les patients aux infirmières et aux fauteuils dans le respect des pauses et de l'acuité, regroupe certains traitements pour limiter le gaspillage de médicaments et réagit aux imprévus, annulations, absences ou panne d'appareil, sans déstabiliser le reste de la journée. La variabilité d'un centre à l'autre ne constitue pas un obstacle pour ce moteur. Elle en définit les paramètres.
Distinguer la spécificité justifiée de l'habitude installée
Encoder les règles d'un centre relève autant de l'opérationnel que de la technique, et constitue presque toujours une occasion de réexaminer ses processus. Le déploiement de GrayOS s'appuie sur un cadre dédié à l'explicitation de ces règles, étape nécessaire à leur encodage. L'exercice fait apparaître une distinction utile entre les règles qui répondent à une nécessité clinique et celles qui se sont installées avec le temps, sans avoir été réexaminées. Plutôt que de répliquer l'existant, GrayOS apporte l'expérience accumulée auprès de nombreux centres : ce qui fonctionne, dans quelles conditions et pour quel type d'établissement. L'institution arbitre alors en connaissance de cause. C'est la différence entre l'installation d'un logiciel et la mise en place d'une orchestration durable. Le moteur ne crée pas de capacité qui n'existe pas ; il rend visibles les arbitrages qu'un centre absorbe aujourd'hui sans les décider, par le surbooking, les heures supplémentaires ou l'improvisation individuelle, afin que l'établissement les tranche lui-même.
Qui résout l'équation de votre centre aujourd'hui ?
Un centre est toujours singulier. Mais cette singularité repose le plus souvent sur la mémoire de deux ou trois personnes qui savent comment l'horaire doit s'assembler. La question est concrète : cette logique réside-t-elle dans une infrastructure capable de la porter, ou seulement dans la mémoire de quelques personnes ?
