À quoi nous utilisons vos informations personnelles

Promotion des services de Gray

Nous pouvons obtenir vos coordonnées professionnelles personnelles (comme votre courriel, votre numéro de téléphone, votre adresse, votre poste) de votre part ou de sources publiquement disponibles (comme LinkedIn). Si vous avez assisté à un événement (y compris un événement que nous pourrions organiser par l'intermédiaire d'un prestataire tiers), nous pourrions également recevoir ces détails de l'organisateur de l'événement ou du prestataire tiers.

Là où nous sommes autorisés, nous utiliserons vos informations personnelles pour vous contacter à propos de, ou vous envoyer des informations sur, les services de Gray. Cela peut être parce que :

• vous les avez demandés, ou

• nous pensons que nos services peuvent vous intéresser, compte tenu de votre poste au sein de l'entreprise pour laquelle vous travaillez.

Là où nous sommes autorisés, nous utiliserons également vos informations personnelles pour évaluer et rendre compte des gains d'efficacité résultant de l'utilisation de nos produits et services par nos clients. Lorsque nous le faisons, nous traitons vos données personnelles conjointement avec nos clients.

De plus, nous ferons la promotion de nos produits et services à travers vos témoignages et les résultats des rapports sur les gains d'efficacité. Nous suivons toujours les règles applicables en matière de marketing direct. Si vous souhaitez que nous cessiez de promouvoir nos services auprès de vous, veuillez nous le faire savoir. Vous pouvez également vous désinscrire de la réception de nos courriels de marketing direct à tout moment.

Demandes

Vous pouvez faire une demande concernant nos services (par exemple, via notre page de contact). Si vous le faites, nous utilisons les informations que vous nous donnez pour :

• vous fournir des informations sur nos services ;

• répondre à vos demandes et les gérer ; et/ou

• gérer toute discussion précontractuelle entre Gray et l'entreprise pour laquelle vous travaillez.

Utilisation de nos services

Lorsque nous fournissons nos services, nous collectons et utilisons vos informations personnelles. Toutes les informations personnelles que vous nous donnez, ou que nous obtenons, lors de la fourniture de nos services seront utilisées pour :

• fournir nos services conformément à notre contrat avec notre client (l'entreprise pour laquelle vous travaillez) ; et

• gérer notre relation avec notre client.

Autres utilisations de vos informations personnelles

Application des droits légaux

Nous utiliserons vos informations personnelles pour l'application ou la protection de nos droits légaux.

Administration, qualité et formation

Nous utiliserons vos informations personnelles pour :

• aider à administrer notre entreprise (y compris conformément aux obligations légales ou autres que nous devons respecter) ;

• gérer notre relation avec vous ;

• maintenir des normes de qualité ; et

• concevoir et dispenser des formations internes.

Développement des systèmes et des produits

Vos informations personnelles sont utilisées pour soutenir le développement et l'amélioration de nos systèmes et produits. Cela peut inclure l'utilisation de vos informations pour :

• les objectifs d'enquêtes ; et

• fournir vos informations personnelles à des tiers afin qu'ils puissent nous fournir des services concernant le développement ou l'amélioration des systèmes et des produits conformément à nos instructions.

Qui d'autre reçoit vos informations personnelles ?

Gray ne divulgue pas vos informations personnelles à des fins commerciales, sauf dans les cas prévus dans cette Déclaration de Confidentialité.

Vos informations personnelles ne sont jamais vendues ou partagées avec des tiers autrement.

Pour nous aider à fournir nos solutions et services, les informations personnelles décrites ci-dessus sont divulguées à des tiers qui fournissent des services à nous, y compris :

• des fournisseurs de technologies de l'information et de services d'information ;

• d'autres prestataires de services tiers ; et

• des conseillers professionnels et autres tiers.

Ces tiers ne peuvent utiliser les informations personnelles que pour fournir leurs services à nous ou pour soutenir notre livraison de nos services envers vous. Ils doivent suivre nos instructions et ne sont pas autorisés à vendre ou partager vos informations personnelles.

Vos informations personnelles ne sont divulguées à personne d'autre. Dans certaines circonstances, nous pouvons être obligés de divulguer vos informations personnelles à une autorité publique en réponse à une demande légale ou pour répondre à une procédure légale. Nous ne ferons cette divulgation que dans la mesure où cette demande est légale.

Si vous ne souhaitez pas que nous divulguions vos informations à un tiers ou les utilisions à des fins qui sont matériellement différentes des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou ultérieurement autorisées par vous, vous pouvez nous en informer en utilisant les mécanismes décrits dans « Vos droits » ci-dessous.

Combien de temps conservons-nous vos informations personnelles ?

Nous ne conserverons vos données personnelles que tant que nous y sommes légalement tenus, ou, si plus longtemps, pendant la période pendant laquelle les informations personnelles sont nécessaires aux fins pour lesquelles nous les avons collectées.

Utilisation légale de vos informations personnelles

Nous n'utilisons vos informations personnelles que si nous le pouvons légalement.

Union Européenne

Étant donné que notre client sera l'entreprise pour laquelle vous travaillez, notre utilisation de vos informations personnelles est nécessaire dans tous les cas dans l'intérêt légitime de Gray de mener et de gérer ses activités (pour les fins que nous avons décrites ci-dessus) et d'appliquer nos droits légaux.

Vous avez le droit de vous opposer à ce traitement et pouvez le faire en nous écrivant à notre adresse ou en nous envoyant un courriel. Si vous vous opposez, cela peut affecter notre capacité à fournir nos services et solutions à l'entreprise pour laquelle vous travaillez.

Dans certains cas, nous pouvons demander votre consentement pour vous envoyer des informations et des matériaux concernant les services de Gray.

Dans ce cas, notre utilisation légale de vos informations personnelles à cette fin reste l'intérêt légitime de Gray (comme décrit ci-dessus), mais votre consentement est donné aux fins de répondre aux exigences des lois sur le marketing direct.

Transferts de données personnelles

Gray est une société établie au Canada. Vos informations personnelles peuvent être transférées à l'extérieur du Canada, mais uniquement pour être utilisées par Gray aux fins décrites dans cette déclaration de confidentialité. Dans chaque cas, ces transferts sont soumis à des garanties adéquates telles que prescrites par la loi.

Pour plus de détails, voir « où nous stockons et traitons les données personnelles ». Si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur ces transferts et les garanties en place, veuillez nous contacter à privacy@gray-os.com.

Vos droits

Gray Oncology Solutions

Vous pouvez à tout moment contacter Gray Oncology Solutions concernant l'utilisation de vos informations personnelles :

Gray Oncology Solutions, 5748 Rue de Verdun, Montréal, QC H4H 1L8, Canada.

Vous pouvez également nous contacter par courriel : privacy@gray-os.com.

Si vous êtes résident de Californie, vous pouvez également faire une demande pour exercer vos droits en envoyant un courriel à :

privacy@gray-os.com.

Union Européenne – Responsable des données

Le responsable des données, ainsi que les adresses où il peut être contacté, est :

Gray Oncology Solutions, 5748 Rue de Verdun, Montréal, QC H4H 1L8, Canada.

Vous pouvez également nous contacter par courriel : privacy@gray-os.com.

Le représentant des données à protection limitée (DataRep) est le représentant de Gray Oncology Solutions dans l'Union Européenne. Si vous souhaitez poser une question à Gray Oncology Solutions, ou exercer vos droits concernant vos données personnelles au sein de l'Union Européenne, vous pouvez également le faire en :

• envoyant un courriel à DataRep à datarequest@datarep.com en citant “Gray Oncology Solutions Inc”, ou

• contactant DataRep en utilisant son formulaire en ligne à www.datarep.com/data-request

Notre Responsable de la Protection des Données

Gray a désigné un Responsable de la Protection des Données. Le Responsable de la Protection des Données peut être contacté par courriel :

privacy@gray-os.com.

Notre Délégué à la Protection des Données

Gray a nommé un Délégué à la Protection des Données en France : Le Délégué à la Protection des Données peut être contacté

par courriel : privacy@gray-os.com.

Accéder, supprimer, rectifier et transférer vos informations personnelles

En plus du droit de s'opposer au traitement de vos informations personnelles, selon les lois du pays ou de l'État qui s'appliquent, vous pouvez également avoir le droit de :

• accéder à vos informations personnelles et avoir communiqué ce que nous avons

• collecté, utilisé ou partagé à votre sujet, et à quelles fins ;

• nous demander de supprimer vos informations personnelles ;

• vous désinscrire de la vente de vos informations personnelles ;

• rectifier toute information personnelle que nous détenons qui est incorrecte ; et/ou

faire transmettre vos informations personnelles à un autre responsable de données.

Là où cela est applicable, si vous souhaitez exercer ces droits, veuillez nous le faire savoir en utilisant les mécanismes de contact identifiés ci-dessus. Nous pouvons vous demander de fournir suffisamment d'informations pour vérifier et compléter votre demande. Sous réserve des droits que vous avez, et de toute exigence légale ou autre, nous compléterons votre demande dans les trente jours.

Dépôt d'une plainte – Union Européenne

Vous pouvez à tout moment porter plainte concernant notre traitement de vos informations personnelles auprès des autorités de protection des données suivantes :

France

L'Autorité Française de Protection des Données (CNIL)

Vous pouvez obtenir des coordonnées à l'adresse : www.cnil.fr.

Notre traitement des informations personnelles pour le compte des clients

Les services fournis par Gray à ses clients peuvent inclure le traitement d'informations personnelles pour leur compte. Lorsque nous faisons cela, nous n'utilisons les informations personnelles que sous leur instruction et jamais pour nos propres besoins. Nous ne sommes pas le responsable de ces informations personnelles, et notre client reste toujours responsable.

Si vous avez des questions concernant notre traitement de vos informations personnelles pour le compte de l'un de nos clients ou si vous souhaitez exercer vos droits d'accès à ces informations personnelles, veuillez contacter ce client ou consulter leur avis de confidentialité. Cependant, les informations dans la section suivante :

« Où nous stockons et traitons »

Vue d'ensemble

Les informations personnelles collectées ou traitées par Gray peuvent être stockées et traitées au Canada, et dans tout autre pays où Gray ou ses prestataires de services traitent des données personnelles. Gray traite les informations personnelles conformément à cette déclaration de confidentialité et aux exigences de la loi applicable.

Transferts de données personnelles vers d'autres pays

Nous transférons des données personnelles du Canada vers d'autres pays. Si, dans le cadre des activités de traitement décrites ci-dessus, Gray doit transférer des données personnelles à des destinataires situés en dehors du Canada, Gray veille à ce que des garanties adéquates soient en place pour ces transferts, comme l'exigent les lois de protection des données et de confidentialité pertinentes.

Cette déclaration a été publiée le 5 septembre 2025. Si vous souhaitez voir des versions antérieures de cette déclaration, veuillez nous contacter.