Dans la plupart des départements de radiothérapie, la coordination des soins est manuelle, de la prise en charge d'un nouveau patient à la gestion de chaque changement en cours de route. Quelqu'un envoie un message à l'agent administratif. Quelqu'un d'autre ajuste la visite en cours de traitement. Une infirmière gère le rendez-vous de services de soutien. Chaque personne agit sur la base d'informations incomplètes concernant ce que les autres ont déjà modifié. Personne n'a conçu ce système ainsi. Il s'est constitué, type de rendez-vous après type de rendez-vous, au fil d'années de solutions de contournement qui réglaient chacune un problème local.

Coentreprise entre deux des plus grands systèmes de santé du Dakota du Nord, le Bismarck Cancer Center dessert les patients de l'État et d'un rayon de 400 kilomètres depuis 1999. Il traite plus de 1 000 patients par an avec une équipe de radiothérapeutes, physiciens médicaux, dosimétristes, infirmières et personnel de soutien.

Lorsque Melissa Klein, directrice des radiothérapeutes, et Amy Gross, directrice générale du Bismarck Cancer Center, ont découvert GrayOS à l'ASTRO, leur réaction a été une forme de reconnaissance plutôt qu'une découverte : la plateforme répondait à des défis de coordination qu'elles géraient manuellement depuis des années.

Bismarck est un programme de radiothérapie ciblé, combinant la radiothérapie à une gamme complète de services de soutien incluant la survivance, la diététique, la massothérapie, la cessation tabagique et le travail social. Lorsqu'un patient change, toute cette couche de services auxiliaires se répercute en cascade : les réceptionnistes recherchent de nouvelles plages horaires, le personnel de simulation CT et les agents administratifs coordonnent séparément, et la disponibilité pour le suivi médical se resserre davantage face aux matinées de procédures et aux engagements de rayonnement. MOSAIQ ancre l'opération clinique, et comme tout SIO sur le marché, il n'a pas été conçu pour gérer en continu ces conséquences en aval. Cette couche de coordination repose sur les personnes.

Gray Oncology Solutions est heureuse d'annoncer que le Bismarck Cancer Center a sélectionné GrayOS, le module d'opérations de radiothérapie de Gray, pour répondre à ces défis de coordination dans ses flux de travail cliniques et administratifs.

GrayOS s'intègre directement à MOSAIQ, offrant à l'équipe de coordination une vue en temps réel de la demande des patients, de la disponibilité des ressources et des dépendances entre les services et les équipes. Il automatise et optimise la coordination sur l'ensemble du continuum de rendez-vous (consultations, traitements, suivis, visites en cours de traitement, services auxiliaires et gestion du calendrier médical), remplaçant les gabarits de disponibilité sous Excel par une couche de coordination structurée et configurable, visible par toute l'équipe.

En déployant GrayOS, le Bismarck Cancer Center vise à réduire significativement le fardeau administratif pesant sur son personnel de coordination et clinique, et à bâtir l'infrastructure opérationnelle nécessaire pour continuer à offrir des soins oncologiques de haute qualité à sa communauté. Dans les centres déjà déployés, GrayOS a réduit les temps d'attente jusqu'à 17 % et diminué le temps administratif de coordination jusqu'à 80 %.

Le module de radiothérapie de GrayOS arrive à Bismarck grâce au partenariat de Gray avec Elekta, dont la plateforme MOSAIQ ancre les opérations cliniques de Bismarck depuis des années. La mise en œuvre est en cours, avec un déploiement complet anticipé dans les prochains mois.

Bismarck rejoint un réseau croissant de centres de radiothérapie en Amérique du Nord et en Europe où GrayOS gère la couche de coordination entre les systèmes cliniques et les opérations quotidiennes.

Pour les programmes de radiothérapie gérant des flux de travail complexes avec des équipes administratives réduites, les goulots d'étranglement opérationnels sont rarement d'ordre clinique. Ils sont structurels, et ils ne se résolvent pas en ajoutant du personnel. Ils nécessitent une infrastructure conçue spécifiquement pour gérer les exigences de coordination des opérations de radiothérapie modernes.

« Au Bismarck Cancer Center, nous avons toujours eu pour priorité d'offrir des soins exceptionnels près de chez nos patients. À mesure que nos programmes ont gagné en complexité, le fardeau de coordination sur notre équipe a lui aussi augmenté. Le déploiement de GrayOS est notre investissement pour donner à notre personnel l'infrastructure dont il a besoin pour suivre le rythme, afin qu'il puisse consacrer plus de temps à ceux que nous servons. »

Amy Gross, directrice générale, Bismarck Cancer Center

« Les programmes de radiothérapie gèrent une complexité croissante avec la même infrastructure administrative qu'ils avaient il y a dix ans. La couche de coordination qui se situe entre le SIO et les opérations quotidiennes n'a jamais été systématiquement traitée : elle repose sur les personnes, les solutions de contournement et la mémoire institutionnelle. Bismarck l'a reconnu, et a décidé de changer les choses. C'est exactement le problème pour lequel GrayOS a été conçu, et nous sommes ravis de nous associer au Bismarck Cancer Center. »

André Diamant, PDG, Gray Oncology Solutions

Pour en savoir plus sur GrayOS, ou pour voir comment il est déployé dans des environnements de radiothérapie similaires au vôtre, contactez André à andré@gray-os.com.